民泊運営

民泊運営の負担を減らすコツはゲストへのメール内容!(英文テンプレート公開)

民泊経営をすると、3つの負担があります。
①ゲスト間で発生した揉め事
②清掃
③メールのやりとり

ゲスト間で発生した揉め事は。
「〜〜が発生した時は◯◯円請求します」
事前に伝えておくことで、万が一発生した時、ホストの負担が軽減します。

清掃は体力を消耗します。ゴミの分別くらいはゲストに協力してもらい、少しでも清掃の負担は減らしたいものです。

細かいメール作業が頻発。
「駐車場はありますか?どこですか?」
「wifiのパスワードは何ですか?」
など、様々です。

事前メールでゲストに伝えることで、先述の3つの負担は軽減させることができます。

ゲストに送るメール。ポイントを押さえて、民泊経営の負担を減らしましょう。

①ゲスト間で揉め事になりかねない事は事前に警告しておきましょう
②清掃の負担を減らしましょう
③メールのやり取りを減らしましょう

今回は私が実際に送っている英文テンプレートも公開して、説明します。

ゲスト間で揉め事になりかねない事は、事前に警告しておく

young frustrated woman screaming with closed eyes

民泊経営をしていると、『事前にルールを定めて、伝えておけば良かった!」なんてことがあります。
事前に伝えていないがために、ゲスト間の揉め事に発展してしまいます。
自身のリスクを守るためにも、トラブル時の対策はしておきましょう。

室内汚損が発生した時の罰金

diverse women fighting in room

信じられませんが、稀に土足で滞在されるゲストもいます。
(ご安心ください。一応、稀にです)

米兵などはよく室内で、お酒も飲まれます。
こぼれた酒の上を土足で滞在されていた場合は最悪です。床の汚れを取るのに、苦労します。
土足で入室した場合は、追加で清掃料金を請求することを伝え、警告しましょう。
下記は私が事前に伝えている警告英文です。

・Some foreigners forgot to take off their shoes and left the house very dirty. So, I had to charge them additional cleaning fee.(70,000 yen will be charged for additional cleaning fee) 

過去に外国人ゲストが靴を脱がずに滞在されていて、室内がひどく汚れました。追加の清掃料金として、70,000円請求しています。

鍵を無くした場合の弁償代

black handled key on key hole

ゲストによる鍵の紛失が稀に発生します。
もちろん、マスターキーを複製すれば解決といえば解決ですが。
紛失された鍵がどこかに1本存在すると考えると、気持ち悪いです。
ゲストによって鍵を紛失されてしまうと最悪、ドアのカギを丸ごと、交換するまでに発展します。
鍵を紛失した場合のペナルティーも事前に設けて、ゲストに伝えておきましょう。

50,000yen will be charged as key replacement fee when you lost it.

鍵を紛失した場合、鍵の取り替え費用として、50,000円お支払い頂きます。

ゴミの分別はできる限り協力してもらう

person holding green plastic bag

ゴミの分別をしてくれるゲストとそうでないゲストがいます。
自身で清掃もされる場合、ゴミの分別がされていないと、なかなかの苦痛を味わいます笑。
ゴミ箱に手を突っ込んで、仕分けをし、ボトルのラベルを剥がしたり。。。

もちろん、室内に設置しているゴミ箱は【燃えるゴミ】【カン・ビン】【ペットボトル】と明示していますが。それでも、全部まとめて突っ込むゲストもいます。

私はメールでゴミの分別義務を伝えています。
*それでも、ゴミの仕分けしてくれないゲストもいます。。

You have to separate your garbage as below.
①Burnable
②Cans and Glass bottles (These 2 things can be together in same bag)
③Plastic bottles.
*Remove caps and labels from plastic bottles and put them into the burnable bag.

ゴミは下記の通り、仕分けてください。
①燃えるゴミ
②缶・瓶(缶瓶は同じ袋に捨てて構いません)
③ペットボトル
*ペットボトルのラベルは剥がし、蓋も外して燃えるゴミに捨ててください。

メールのやり取りを減らすために

メールのやり取りを極力減らすためには、問い合わせがあるだろうと予想される項目はまとめて、メールで伝えておくべきです。
よくある、問い合わせを挙げました。

客室のWIFI案内、紙ではなくメールで伝える

予約確定後、ゲストにチェックイン方法をお知らせしていると思います。そのメールにWIFI情報も含めて、お知らせしましょう。

室内のWIFI情報(SSID&パスワード)をプリントアウトして、室内の分かりやすい場所(テーブル上など)に置いてある施設も多いかと思います。

私のこれまでの経験上、ゲストは施設内の案内に目は通さないし、探しません。

  1. ゲストは入室したらまず、部屋全体を見渡します。
  2. ある程度、見渡したら荷ほどきを始め、リラックスモードに入ります。
  3. 自身の携帯やPCにWIFI接続しようと考えます。

そして、“WIFIとパスワード教えて”とゲストからメッセージが来ます。
ホストとしては、“あそこ(分かりやすいところ)に置いてあるじゃん!”という気持ちになります。

駐車場の有無。無い場合は最寄のオススメを!

次に駐車場に関する問い合わせです。
“掲載サイトに駐車場無し”と記載されているのに、『駐車場はありますか?』とゲストから質問が。

施設周辺にはたくさん、コインパーキングがあることを伝えるのもいいですが、次に『どこがお勧めですか?』と聞かれてしまいます。

周辺の安いコインパーキングを予め、調べておきましょう。
施設からオススメのコインパーキングまでの地図を作成しておくといいでしょう。
“施設から徒歩◯分で、入庫後24H最大◯円です”
併せてそのパーキングの写真も送ってあげるとゲストは分かりやすいかと思います。
下記は私が送っている資料です。参考までに。

まとめ

起こりかねないトラブル。
ゲストに協力してもらいたいこと。
ゲストから予想される問い合わせ。
これら全てはメールでまとめて、事前に伝えておきましょう。
事前にメールで伝えておくことで作業の軽減。万が一のトラブル時も身を守ることができます。
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